Hands-On – Wo unterstützen wir

Wir haben unseren Kunden geholfen seinen kompletten bisher auf Excel basierten Vertriebsprozess in PowerApps mit SharePoint Online zu heben.

Es wurde die Erfassung von Aufträgen mit jeweils Unterverträgen abgedeckt und in digitale Formulare gegossen.

Das ganze läuft über 25 Prozessschritte und versendet automatisiert E-Mails an Kunden.

Durch die Digitalisierung konnten komplexere Zusammenhänge dargestellt und Aktionen im Hintergrund ausgeführt werden.

Für das Management ist es jetzt möglich auch das interne Reporting anzubinden.

Der Wunsch des Kunden war es seine Beiträge für seine vielen Inhaltskanäle (Zeitung und social Media Kanäle – Twitter, Facebook, Intranet-News usw.) in einer Übersicht zu haben und diese auch mehrsprachig pflegen zu können.  Der Push der Ergebnisse in die Zielkanäle sollte mit diesem Vorgehen ebenfalls möglich sein.

Die Lösung des Redaktionssystems setzt sich aus einer angepassten SharePoint Liste und einem PowerApps Formular zur Eingabe und Verwaltung der Daten zusammen.

Es wurde zusätzlich eine SPFX App entwickelt, die es ermöglicht die vielen Beiträge im wöchentlichen Redaktionssitzung im Überblick zu behalten.

Die Möglichkeiten der Formulargestaltung mit PowerApps haben in diesem Projekt die zwei Bereiche Personal und Betriebsrat genutzt. Ziel war es möglichst alle Personal-Formulare, die eine Freigabe oder einen Beschluss vom Betriebsrat benötigen, zu digitalisieren und im Rahmen der Fristen untereinander auszutauschen und zu vervollständigen. Sowie die Ergebnisse sicher via PDF speichern zu können.

Das ganze wurde für Unterlagen zur Einstellung und Eingruppierung, Überstunden, Probezeitkündigung, Versetzung (und Umgruppierung), Gleitzeitbefreiung realisiert.

Jeder der mit Callcentern arbeitet – wird auch mit dem Thema Qualitätsüberprüfung konfrontiert. Damit Testanrufe digitalisiert und die Ergebnisse später nachverfolgt werden können, mussten hier die Testanrufer eine einfach Eingabemöglichkeit erhalten. Mit PowerApps und SharePoint Online haben wir zusammen mit dem Kunden intuitive Eingabemasken mit vorbelegten Auswahlfeldern und Textboxen definiert und damit das Notieren auf Papier und das spätere einscannen abgelöst. Die Prozesserleichterung, Prozessqualität und Zeitersparnis für alle Beteiligten ist enorm.

Viele Kunden haben im Unternehmen eine Kundenstruktur in Form von Accounts mit entsprechend vielen Projekten und Abrechnungsbereichen.

Wir haben diese Struktur schon mehrfach bei Kunden vorgefunden. Grundlegend sind die Accounts und Projekte alles SiteCollections/Teams in Form von Communciation-Sites, HubSites, Modern Team Sites usw. im Microsoft 365.

Microsoft bietet hier nur ein einfaches WebPart „Sites“ an welches aber zu unflexibel für die meisten Kundenanforderung ist. Dies fängt an bei der zu verarbeitenden und angezeigten Datenmenge sowie dem Layout/Design und den Filtermöglichkeiten.

Mit einem für den Kunden angepassten SPFX-WebPart „Spaces“ konnten wir dem Kunden eine Übersicht über alle Accounts anbieten. Weiterhin hatte das WebPart Filtermöglichkeiten alle Projekte in Accounts zu filtern und bei Bedarf in den Projekten ohne zusätzlichen Klick ins Teams zu springen.

Die Informationsarchitektur für das tägliche Business ist damit für jeden nachvollziehbar.

Viele unserer Kunden setzen bereits jetzt auf Modern Pages für Ihre Dokumentation in den Bereichen des Qualitätsmanagements und bspw. beim Thema Compliance. Einige setzen diese Seiten auch als Wikis ein. Was alle nach einiger Zeit benötigen, ist ein PDF Export dieser Seiten.

Wir haben dafür bereits verschiedene Varianten umgesetzt. Der Wunsch geht von einfachem kompletten bis hin zu spaltenweisem Export inkl. Kopfbereich (CI/CD) im PDF inkl. Seitenzahlen und Modern Page Metadaten.

Herausforderungen beim PDF Export sind natürlich auch die Bilder, Tabellen und Listen-WebParts.

Fast jedes Unternehmen benötigt ein Meldungsportal für Arbeits- und Wegeunfälle sowie für ggf. Einträge ins Verbandbuch. Dieser Prozess wurde von uns via PowerApps und Powerautomate inkl. SharePoint als Dokumentenablage / Unterschriftensammelstelle umgesetzt.